El Programa PTEE es un conjunto de políticas y procedimientos diseñados para identificar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de corrupción y soborno transnacional dentro de una organización.
Este sistema, basado en estándares internacionales y regulaciones de la Superintendencia de Sociedades de Colombia, tiene como objetivo reducir las probabilidades de que una empresa se vea involucrada en actos de corrupción o soborno a funcionarios públicos, tanto nacionales, como extranjeros, en relación con los negocios o transacciones internacionales.
Un factor clave es que la implementación del programa PTEE se regula mediante la Circular Externa N° 100-000011 de 2021, la cual promueve y detalla instrucciones y recomendaciones administrativas del programa. Esta circular se fundamenta en la Ley 1778 de 2016 y el Decreto 1736 de 2020, actualizando la normativa con base en recomendaciones de organismos internacionales y la política general de supervisión de la entidad, además de responder a las necesidades de gobernanza corporativa para prevenir y controlar la corrupción.
Por su parte, la Superintendencia de Sociedades, en virtud de la Ley 1778 de 2016 (Ley Antisoborno), está facultada para investigar y sancionar administrativamente a diversas entidades, incluidas empresas radicadas en Colombia, sucursales de sociedades extranjeras, sociedades de economía mixta, empresas industriales, comerciales del Estado y sociedades con participación estatal. Por ello, esta entidad puede imponer multas de hasta doscientos mil salarios mínimos legales mensuales vigentes, así como sanciones administrativas por incumplimientos relacionados con la correcta implementación del PTEE.
Finalmente, estas medidas deben ser implementadas por un Oficial de Cumplimiento, quien es responsable de las auditorías y del cumplimiento del programa PTEE, ya sea empleado directamente por la empresa o a través de un servicio externo.
Empresas Obligadas a implementar el Programa PTEE
Según la Circular Externa N° 100-000011 de 2021 de la Superintendencia de Sociedades, están obligadas a implementar el Programa de Transparencia y Ética Empresarial las sociedades comerciales y sucursales de sociedades extranjeras que operan en Colombia. Esta obligación recae en empresas que hayan realizado transacciones internacionales o contratos con el Estado, así como en ciertos sectores específicos, entre ellos:
- Aquellas que hayan realizado negocios o transacciones internacionales de cualquier naturaleza, ya sea directamente o a través de intermediarios, con personas naturales o jurídicas extranjeras, por montos iguales o superiores a 100 SMMLV, y cuyos ingresos o activos totales a 31 de diciembre del año anterior sean iguales o superiores a 30.000 SMMLV. Estas empresas deben identificar y evaluar los riesgos de soborno transnacional.
- Las que hayan celebrado contratos con entidades estatales por montos iguales o superiores a 500 SMMLV, ya sea de forma directa o indirecta a través de consorcios u otras figuras legales permitidas. Además, estas empresas deben tener ingresos o activos totales iguales o superiores a 30.000 SMMLV. Están obligadas a identificar y evaluar los riesgos de corrupción.
- Empresas supervisadas en sectores específicos como farmacéutico, manufacturero, infraestructura y construcción, minero-energético, tecnologías de la información y comunicaciones, comercio de vehículos y actividades auxiliares de servicios financieros. Estas empresas deben haber tenido ingresos o activos totales a 31 de diciembre del año anterior iguales o superiores a $3.000 millones por concepto de ingresos o $5.000 millones por concepto de activos. Además, si han celebrado contratos con entidades estatales por una cantidad igual o superior a 500 SMMLV, también deben identificar y evaluar los riesgos de corrupción.
¿Cuándo deben las empresas cumplir con el PTEE?
Las empresas supervisadas por la Superintendencia de Sociedades están obligadas a cumplir con el Programa PTEE bajo ciertas condiciones específicas, estos lineamientos son:
- Transacciones Internacionales: Si al 31 de diciembre del año anterior, la empresa ha realizado negocios o transacciones internacionales de cualquier naturaleza por un valor igual o superior a cien (100) salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). Además, si para la misma fecha ha obtenido ingresos totales o posee activos totales iguales o superiores a treinta mil (30.000) SMMLV.
- Contratos con Entidades Estatales: Si al 31 de diciembre del año anterior, la empresa ha celebrado contratos con entidades estatales por sumas desde 500 SMMLV y ha obtenido ingresos o activos totales desde 30.000 SMMLV.
- Sectores Específicos: Empresas pertenecientes a sectores como el farmacéutico, de infraestructura y construcción, manufacturero, minero-energético, tecnologías de la información y comunicaciones, comercio de vehículos y accesorios, o actividades auxiliares a servicios financieros. Estas empresas deben haber celebrado contratos con entidades estatales por una suma igual o superior a 500 SMMLV y haber obtenido ingresos totales desde 3.000 SMMLV o activos totales desde 5.000 SMMLV al 31 de diciembre del año anterior.
Sanciones por Incumplimiento del PTEE
La Superintendencia de Sociedades tiene la autoridad de iniciar procesos administrativos sancionatorios en caso de incumplimiento del Programa PTEE. Esto conforme al numeral 3 del artículo 86 de la Ley 222 de 1995, donde se hace énfasis en que se pueden imponer multas de hasta doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes a quienes no cumplan con las órdenes, la ley o los estatutos.
Además, la Superintendencia de Sociedades está facultada para imponer sanciones alternativas que permitan compensar el pago de sanciones pecuniarias mediante el cumplimiento de ciertas obligaciones específicas. Esto permite una flexibilidad en las sanciones, enfocándose no solo en la penalización económica, sino también en la corrección y prevención de futuras irregularidades.
¿Cómo implementar el PTEE?
Adecuación legal
El PTEE debe redactarse de manera clara y accesible, para que cualquier persona que lo consulte pueda comprenderlo. Este programa debe detallar la política de cumplimiento y los procedimientos necesarios para identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los riesgos de corrupción y soborno transnacional (C/ST).
Entre otros aspectos, el PTEE debe regular la entrega de regalos o beneficios a terceros, las contribuciones políticas, las donaciones y los deberes específicos de los empleados expuestos al riesgo C/ST. Asimismo, debe incluir procedimientos sancionatorios adecuados y efectivos para las infracciones al PTEE y establecer canales apropiados para que cualquier persona pueda informar de manera confidencial y segura sobre actividades sospechosas relacionadas con el riesgo C/ST.
Adecuación organizativa
Es fundamental designar a un Oficial de Cumplimiento, responsable de la auditoría y verificación del cumplimiento del PTEE. Para ello, el funcionamiento efectivo requiere la participación de diversos actores dentro de la organización. Aunque existen funciones específicas asignadas, la interacción y cooperación de todos los responsables son esenciales para un adecuado diseño, implementación, ejecución y cumplimiento del PTEE.
Adecuación operativa y técnica
Para prevenir la corrupción de manera efectiva, los empleados, administradores, asociados y contratistas deben estar bien informados sobre el PTEE. La entidad debe establecer mecanismos adecuados para comunicar y educar a todos los involucrados sobre el programa. En el caso de riesgo de soborno transnacional, la estrategia de comunicación debe estar disponible en varios idiomas si la empresa opera en países donde el idioma oficial no es el español.
Además, se debe habilitar mecanismos de fácil acceso, como líneas anónimas de denuncia, para que cualquier persona pueda expresar inquietudes sobre posibles incumplimientos del PTEE y prácticas corruptas. También, es esencial implementar procedimientos de debida diligencia que proporcionen a la empresa los elementos necesarios para identificar y evaluar los riesgos C/ST relacionados con sus actividades, sociedades subordinadas y contratistas.
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Requisitos de un PTEE
Los Programas PTEE deben ser adaptados a las características específicas de cada compañía y deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Basarse en una matriz de riesgos de corrupción y soborno transnacional, que permita identificar, evaluar y controlar estos riesgos, así como determinar la metodología utilizada.
- Incluir la identificación de señales de alerta de acuerdo con los factores de riesgo específicos.
- Incluir procedimientos de debida diligencia periódicos, según el tipo de riesgo, para contratistas, sociedades subordinadas, empleados y terceros.
- Establecer mecanismos para denunciar actividades sospechosas y reportar actos de corrupción o soborno transnacional a la Superintendencia de Sociedades y a la Secretaría de Transparencia.
- Incluir mecanismos sancionatorios y estrategias para la divulgación del programa dentro de la organización.
- Incorporar reglas claras sobre la documentación y los registros relacionados con el PTEE.
- Contar con un Oficial de Cumplimiento responsable de administrar el PTEE, que cumpla con los requisitos establecidos en la regulación.
- Incluir políticas sobre la entrega de regalos, remuneraciones, beneficios, contribuciones políticas, donaciones y otras conductas que puedan generar riesgos.
- Incorporar procedimientos de auditoría para asegurar la correcta aplicación y actualización del PTEE.
Plazo para Implementar el PTEE
Las empresas deben adoptar el Programa de Transparencia y Ética Empresarial a más tardar el 31 de mayo del año siguiente al cumplimiento de los requisitos establecidos. Además, esta obligación se mantiene por hasta tres años después de que la empresa haya dejado de cumplir con dichos requisitos. Por su parte, las compañías obligadas deben informar a la Superintendencia de Sociedades sobre su condición de entidad obligada dentro de los 15 días hábiles posteriores al vencimiento de este plazo.
¿Qué debe contener el Manual PTEE?
El manual del PTEE es un documento complejo y variado, adaptado a las necesidades específicas de cada empresa. Sin embargo, tanto desde una perspectiva normativa, como desde las mejores prácticas internacionales, se sugiere que incluya los siguientes elementos:
- Debe enfocarse en una evaluación continua de los riesgos específicos de la organización, actualizándose al menos anualmente. Es crucial designar a funcionarios responsables de implementar, gestionar y supervisar el sistema, con la autoridad necesaria para tomar decisiones importantes y reportar a las instancias correspondientes.
- Debe detallar procedimientos contables y financieros que aseguren la transparencia en la contabilidad, con énfasis en la autorización adecuada de transacciones, el registro correcto de operaciones, el control de acceso a activos y la reconciliación periódica de registros con activos reales.
- Se deben establecer líneas éticas de reporte que garanticen el flujo adecuado de información, protegiendo el anonimato de los denunciantes y proporcionando incentivos para reportar conductas corruptas.
- Se deben desarrollar planes de capacitación para difundir las políticas anticorrupción entre todos los niveles de la organización, así como entre los socios comerciales relevantes. Además, es importante realizar evaluaciones periódicas para identificar y corregir posibles vulnerabilidades.
- Se deben establecer protocolos claros para gestionar las relaciones con todas las partes interesadas, como clientes, proveedores, competidores y accionistas. Esto incluye políticas sobre regalos, viajes, contribuciones electorales, donaciones caritativas y patrocinios.
Etapas clave de los PTEE
La creación del programa PTEE debe seguir una serie de etapas esenciales para garantizar su efectividad y adecuación a las necesidades específicas de la entidad. Estas etapas PTEE incluyen la identificación del riesgo de corrupción y soborno transnacional, la identificación de factores de riesgo y la medición o evaluación del riesgo.
- Identificación del Riesgo de Corrupción y/o Soborno Transnacional: Detectar y documentar los posibles riesgos de corrupción y soborno transnacional a los que se enfrenta la entidad.
- Identificación de Factores de Riesgo: Analizar y describir los factores que pueden aumentar estos riesgos.
- Medición o Evaluación del Riesgo: Evaluar la probabilidad e impacto de los riesgos identificados.
- Control y Monitoreo de las Políticas de Cumplimiento y PTEE: Implementar y supervisar las políticas para asegurarse de que se están siguiendo adecuadamente y que son efectivas en la mitigación de riesgos.
